Herramientas: 10 Claves para reuniones efectivas

Que levante la mano quien no haya asistido nunca a una reunión. No creo que haya ninguna mano levantada. Ahora que la levante quien no haya asistido nunca a una reunión de trabajo. Puede que haya alguna, pero muy pocas. Entre estos últimos, que levante la mano quien no haya asistido nunca a una reunión totalmente o muy improductiva. Si levantaste la mano, enhorabuena, eres una persona privilegiada y muy difícil de ver.

Así es, lo más habitual es encontrarnos con reuniones organizadas de forma precipitada y sin poner atención a su preparación. Frecuentemente, en las convocatorias se expone poco más que el lugar y la hora de la reunión y, en los mejores casos, el tema genérico a tratar.

Ejemplo: Reunión el próximo jueves a las 10:00 am en la sala de juntas para tratar el proyecto del cliente X.

¿Quién convoca? ¿Quién moderará la reunión? ¿Cuánto durará? ¿Qué se espera como resultado(s) de la reunión? ¿De qué se discutirá exactamente? ¿Cómo se organizará el contenido? ¿Y los tiempos?

Son muchas preguntas. Por esto, he recopilado las que creo son los aspectos más importantes o las claves para lograr que una reunión sea realmente efectiva y productiva.

1.- Objetivos de la reunión

Una reunión sin objetivos es una pérdida de tiempo o una sencilla quedada de amigos. Para que sea efectiva, con carácter previo, se deben definir de forma clara cuáles son los objetivos de la reunión, qué resultados se esperan obtener. Estos objetivos los deben conocer todos los asistentes.

2.- Orden del día o agenda de trabajo

Es la guía inquebrantable de asuntos y su orden. Es una planificación previa que incluye el motivo y los objetivos de la reunión, los asuntos a tratar y su orden (preferiblemente de mayor a menor importancia), el tiempo que se dedicará a cada tema y las personas que deberán asistir. Además, se detallarán los aspectos formales de la convocatoria   Debe ser un documento claro, conciso y coherente.

3.- Convocatoria

Se ha de convocar a todos los implicados con suficiente antelación para que puedan organizar sus agendas y, muy importante, para que puedan prepararse la reunión. Se ofrecerá toda la información necesaria para que puedan prepararla y el resultado sea óptimo. Si es necesario, se aportará  la documentación en forma de anexos, links, etc.
En la convocatoria se debe indicar quién convoca, la fecha, el lugar y la hora de comienzo y de fin. Se indicará quienes asistirán, los objetivos de la reunión y el orden del día.

4.- Roles o actores

Se deben identificar a las personas que estarán en la reunión (nombre y cargo o puesto) y porqué, es decir, qué se espera de su participación en la misma. Es imprescindible que todos los asistentes sepan con quiénes están reunidos.

5.- Especificar y limitar la duración

Hace muchos años, un consultor nos explicó en una charla sobre gestión del tiempo que según varios estudios, una persona no es capaz de mantener la atención más tiempo que lo que aguanta su trasero sentado. Contrastado empíricamente.
Una reunión debe tener hora de inicio y hora de finalización. Y hay que ser inflexibles con este aspecto. En la planificación previa debemos organizar el orden del día asignando tiempos a cada apartado. En la reunión se deben mantener los tiempos previstos para cada punto del orden del día, respetando, por supuesto, el tiempo total de reunión.

6.- Moderador (y algo más)

En una reunión, el moderador es alguien más que la persona que asigna los turnos de palabra. No tiene por qué ser, necesariamente, la persona convocante ni «el jefe».
Debe controlar los tiempos y los contenidos, de forma que no se salgan de lo planificado. Se deben reconducir las intervenciones que no se ajusten al tema tratado y cortar las que se excedan en el tiempo de exposición. Es una labor complicada, sobre todo por la tendencia de los participantes a volver a puntos ya tratados o a alargar sus intervenciones.

Reunirse es muy fácil,
lo que no es tan sencillo es hacerlo de forma productiva.

7.- Acta de la reunión

El moderador deberá asignar a una persona para que tome notas de lo discutido durante la reunión y, sobre todo, de los acuerdos adoptados, las acciones que se llevarán a cabo, sus responsables, etc. El nivel de detalle de este acta dependerá de la trascendencia de la reunión, debiendo ser firmada por todos los asistentes en algunos casos o quedando como resumen detallado en otros. En cualquier caso, el acta será enviado a todos los asistentes.

8.- Objetivos finales, responsables y fechas de acción/cumplimiento

De cada uno de los puntos tratados se desprenderá la fijación de objetivos y acciones a realizar. Estas acciones quedarán en papel mojado si no se designa a una persona responsable para cada una de ellas y unas fechas de inicio y una de finalización o comprobación. Estas personas podrán buscar la colaboración de otras pero serán ellas las responsables de cada acción.

9.- Revisión y evaluación

Tras cada reunión, los responsables de convocar la reunión deben analizar el desarrollo y resultados de la misma, con el objeto de corregir posibles errores para mejorar en futuras convocatorias.

10.- ¿Es necesario reunirse?

La pongo al final pero debe ser la primera pregunta que debemos hacernos. ¿Realmente es necesario convocar una reunión para tratar el tema? ¿Vamos a lograr mejores resultados que no haciéndolo?. Porque no podemos olvidar que una reunión implica un coste para la empresa y para los asistentes. Es un tiempo dedicado a una tarea diferente, por lo que tendrán que dejar sus tareas momentáneamente, además de los costes de desplazamiento, logística, material, etc.

Reunirse es muy fácil, de hecho, en muchas empresas y organizaciones es casi un vicio, convocando hasta tres o cuatro reuniones internas de dos horas a la semana. Esto supone unas 8 horas de trabajo dedicadas a reuniones internas, sumadas a las reuniones con clientes, proveedores, etc.
Lo que no es tan sencillo es hacerlo de forma productiva.

Espero que este post te sirva para reflexionar sobre las veces que te reúnes, cómo lo haces, qué resultados obtienes y si los lograrías con menos reuniones o reuniones más cortas pero más efectivas. También espero que comentes qué otras recomendaciones darías para mejorar las reuniones, basadas en tu experiencia.

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Saludos,
Sergio

Photo credit: jonas_k en Flickr.