Lo urgente y lo importante

A la hora de planificar tareas es vital la diferenciación entre urgente e importante. Urgente es aquello que hay que hacer ya mismo, e importante es lo que no podemos dejar de hacer, sin especificación de tiempo. La urgencia está íntimamente relacionada con el factor tiempo, tiene un plazo, una hora/fecha límite para su ejecución. La importancia, por otro lado, está relacionada con las consecuencias de que sea realizada o no. Su no realización implicaría resultados negativos para nosotros.

Ante las actividades urgentes reaccionamos, nos vienen a nosotros y respondemos. Mientras que las importantes requieren de nuestra iniciativa, actuamos para aprovechar oportunidades, para hacer que ocurran cosas y lo hacemos de forma más pausada, más meditada y no tan reactiva.

urgente -> tiempo -> reacción
importante -> consecuencias -> actuación

De tal forma que es posible que debamos realizar a primera hora del día una tarea urgente aunque no importante y al final del día otra que es importante pero no urgente.

Por ejemplo, urgente y no importante, podría considerarse una tarea urgente llamar al cliente X, que vuela en unas horas, para desearle buen viaje, aunque no (o poco) importante, puesto que de no hacerlo, las consecuencias no serían alarmantes.
Un ejemplo de tarea importante y no urgente podría ser la planificación de la semana próxima. Debemos hacerlo porque el logro de nuestros objetivos dependerá de esa actividad, pero no es necesario que se haga inmediatamente, aún puede esperar.

No soy amigo de los extremos y en este tema no iba a ser menos. Puede haber varias tareas con plazos diferentes, todas urgentes, pero unas más que otras. Por tanto, habrá tareas más urgentes y otras menos urgentes, pero siguen teniendo tiempo limitado. Con la importancia ocurre algo similar. Dependiendo de la magnitud o gravedad de las consecuencias se podrán ordenar las tareas por su nivel de importancia.

A estas alturas todos pensamos en lo mismo: ¿deberíamos, entonces, dedicarnos a las tareas que sean más urgentes y a la vez más importantes? No es tan sencillo.

Este grupo de tareas, del cuadrante I como lo llama Stephen R. Covey en su libro «Los siete hábitos de las personas altamente efectivas» (en un próximo post ampliaremos este tema), tiene que ver con resolución de crisis o problemas que no pueden esperar y trabajos cuyos plazos están próximos a cumplirse. Estar centrados en este grupo es lo que se conoce como que «nos come el día a día«. Estas actividades son agotadoras y estresantes, por lo que habitualmente se intercalan con otras no urgentes ni importantes, trivialidades para desahogar el estrés.

Entre las tareas no urgentes pero importantes estarían las de planificación, preparación, construir relaciones, reconocer nuevas oportunidades, las de ejercitación de habilidades (afilar el hacha), etc. Normalmente, aunque las reconocemos como importantes y que debemos realizar, como no son urgentes las vamos dejando atrás mientras nos comen las urgentes.
Pero si nos dedicamos más a este tipo de tareas, las urgentes e importantes serán cada vez menos. Por tanto, como estas últimas no podemos obviarlas, lo ideal sería combinar tareas urgentes e importantes con no urgentes e importantes.

Aquí es donde entra en juego la planificación, que es mucho más que organizar las tareas que debemos realizar. Como comentaba en el post «11 trucos para mejorar mi planificación«, una buena planificación implica un proceso mental de análisis y proyección. Implica pensar en términos de los resultados que se desean lograr, en las tareas que a ejecutar, en el orden en el día o la semana, etc. Sin olvidar la preparación para poder realizarlas con el mejor resultado.

Volveremos sobre este asunto, que me parece de vital importancia tanto si estamos iniciando nuestro proyecto como si ya estamos consolidados. También en nuestra vida personal.

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Saludos,
Sergio

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