Herramientas: Los cinco ‘porqués’. Buscar la raíz del problema

Hace tiempo me encontré a un amigo al que hacía mucho tiempo que no veía. Nos saludamos y le pregunté «¿qué tal estás?«. Su respuesta fue muy clara, me dijo, «bien, ¿o quieres que te cuente?…«. Normalmente, tendemos a simplificar de entrada ante casi cualquier situación. No es hasta que se nos pregunta o se nos hace ahondar en la cuestión que comenzamos a profundizar y analizar con mayor detalle.

Con el método o juego de «los cinco porqués» se trata de eso mismo. Se intenta que rompamos la barrera inicial que nos impide visualizar la verdadera situación, que nos deja en la superficie de los problemas, sin poder conocer sus verdaderas causas.

Los cinco ‘porqués’

Es una herramienta que se puede desarrollar también de forma individual o en grupos muy reducidos. Aquí la veremos con un grupo de hasta 10 participantes.

Preparación:

Es importante la preparación de la dinámica con antelación.
Para lograr los mejores resultados, se creará un grupo de personas lo más heterogéneo posible, de distintas áreas de la organización y con diferentes formas de pensar. Es deseable que no tengan relación jerárquica directa o que, si la hay, se pueda crear un clima de máxima confianza, que no ponga límites a las aportaciones.

En la convocatoria a enviar a los participantes, se les facilitarán los datos técnicos de la sesión (fecha, hora, lugar, duración, etc.) y procurando que la invitación sea en un tono motivador y cordial.
Se debe organizar el espacio de trabajo: una sala amplia, cómoda, bien iluminada; el mobiliario: sillas cómodas, mesa amplia donde todos puedan verse unos a otros; y los materiales y herramientas de trabajo: papelógrafo o pizarra donde apuntar las ideas, rotuladores, post-it o notas adhesivas, etc., y reloj o cronómetro para controlar los tiempos.
Además del dinamizador, también llamado facilitador, debe nombrarse a una persona que haga de apuntador o secretario.

Antes de comenzar, el apuntador escribirá el asunto o problema a tratar en una pizarra, en un lugar visible por todos en la sala. Se puede acompañar de un dibujo, esquema, fotografía, etc., que ayude a entenderlo mejor.

Se repartirán 5 post-it, numerados de 1 a 5, a cada participante.

Dinámica:

1.- Introducción y normas:
El dinamizador, tras agradecer su presencia y dar la bienvenida a los participantes, expondrá de forma breve el asunto sobre el que se va a trabajar. Ofrecerá toda la información necesaria sobre el mismo y explicará las normas de funcionamiento de la dinámica:

• actuar con la máxima sinceridad
• responder sin pensar demasiado, lo primero que venga a la mente
• las respuestas han de ser breves, deben caber en un post-it
• todos deben participar
• hay total libertad para ofrecer cualquier respuesta (relacionada con el tema planteado)

2.- Calentamiento para romper el hielo:
Es conveniente realizar sencillos ejercicios o pequeñas dinámicas que permitan romper el hielo entre los participantes, que sirvan de calentamiento y creen un clima agradable y de total libertad de expresión. Existen muchas dinámicas que se pueden plantear, como hacer cambiar de asiento a los participantes, dar saltos agarrados unos a otros por la cintura, enumerar series de cosas con ciertas características, por ejemplo, animales de cuatro patas o cosas que se encuentran en una carpintería, etc.

3.- Análisis y porqués:
Durante un tiempo limitado, establecido previamente, se invita a analizar el problema planteado y a escribir en el primer post-it la razón de por qué existe el problema. Han de ser ideas breves, concisas.
Cuando todos hayan terminado. Se preguntará, y deberán anotar la respuesta en el post-it nº 2, ¿por qué es cierta la respuesta del post-it nº1 que acaban de escribir?
Al terminar todos de escribir, se vuelve a preguntar, por qué es cierta la respuesta que acaban de escribir en el post-it  nº2. Se pide que lo anoten en el nº3.
Y así, sucesivamente, hasta que todos los post-it estén completados.

Por ejemplo: «Las ventas de la empresa están cayendo«:

4.- Panel de respuestas:
En la pizarra, bajo el enunciado del problema, el apuntador escribirá una columna con el texto «¿por qué?» repetido cinco veces. A la derecha de esta columna, se delimitarán tantas columnas como participantes para colocar sus post-it en ellas.

Cada participante deberá levantarse y, tras leer en alto su primera respuesta, pegará el post-it nº1 en el panel. A continuación leerá y pegará el nº2. Así, sucesivamente, hasta pegar todas sus respuestas una a una en su columna. Al terminar, será el turno del siguiente participante, que repetirá el mismo proceso.

5.- Filtro de ideas:
Cuando hayan sido colocadas en el panel todas las aportaciones de todos los participantes, se iniciará un debate para filtrar las respuestas. Se agruparán las ideas muy similares o que expresan lo mismo, para no duplicar, se desecharán las que no aporten ningún valor al tema propuesto, se destacarán las diferencias.
El dinamizador se encargará de fomentar la participación de todos, controlando que no haya caos o que no haya periodos prolongados de silencio.

El objetivo será alcanzar un consenso sobre cuáles de los «porqués» presentados representan o explican mejor el problema planteado.

6.- El consenso:
El dinamizador entregará cinco post-it numerados al apuntador. Éste, a medida que el grupo vaya poniéndose de acuerdo, reescribirá los cinco porqués, uno en cada post-it.
Los definitivos cinco «porqués», consensuados por el grupo, se colocarán en columna en un nuevo panel bajo el enunciado del problema terminado con el texto»…porque:«.
Por ejemplo: «Las ventas de la empresa están cayendo porque: «.

De esta forma, se obtendrá el resultado de los cinco ‘porqués’ que explican el problema emanados del grupo.

Es conveniente que el grupo pueda hacer una última valoración sobre los resultados obtenidos, ya sea expresando la opinión individual de cada miembro o (si hay tiempo) generando un pequeño debate final entre todos.
Esta información puede ser incorporada al resultado final del ejercicio.

Como siempre digo, es una herramienta y, como tal, no podemos ser esclavos de ella. Debemos ser flexibles, de forma que nos sea de utilidad, y adaptarla a cada situación. Por ejemplo, habrá casos en los que no sean necesarios más de tres «porqués» y otros en los que haya que iterar un poco más.
En cualquier caso es muy útil como aproximación inicial y como complemento a otros métodos y herramientas, como el brainstorming (lluvia de ideas) o el análisis estructural.

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Saludos,
Sergio

Fuente: Gamestorming, D. Gray, S. Brown, J. Macanufo, Deusto, 2012.