El difícil arte de delegar

En cualquier organización, una de las tareas iniciales consiste en definir y diferenciar cuáles son las funciones de cada una de las personas que trabajan en ella. De hecho, en los planes de negocio se deben detallar, permitiendo conocer así quién hará qué en la empresa. Se cubrirían todas las funciones necesarias para el desarrollo de la empresa. También permite detectar las que no pueden ser asumidas por el personal y que tendrían que ser contratadas o asumidas por colaboradores externos.
En cualquiera de los casos, existe un factor común, la confianza en las capacidades de quienes vayan a desarrollar las funciones asignadas. Si no existiera esa confianza, ¿le asignaríamos funciones o tareas? Si tu respuesta es sí, habría que analizarlo con más detalle. Si, como supongo, tu respuesta es negativa, seguimos adelante.

Por motivos diversos, la persona que lidera el proyecto, llámese líder, emprendedor, director, gerente…, suele tener asignadas más funciones de las que puede realmente asumir con garantías. Pero el día tiene «solo» 24 horas y con 60 minutos cada una, además. Hay que cumplir con lo establecido y, aunque tengamos una «perfecta» planificación, en la mayoría de los casos no es posible asumirlo.

Una buena solución es delegar. Pero no es fácil para muchos.

Tiempo=coste

El motivo fundamental para la delegación es el tiempo, o la limitación de él. Quienes toman la decisión de delegar parte de sus obligaciones son conscientes de que están liberando tiempo para poder desarrollar otras que, seguramente, son indelegables o no es conveniente hacerlo. Pero también liberan tiempo para sí mismos o para su ámbito familiar. Esto es más visible en el caso de los emprendedores, para quienes uno de sus mayores costes de emprender es el coste personal en términos de tiempo y dedicación a su familia o su vida particular.

Confianza

No todos los que dirigen equipos de personas tienen la confianza suficiente para permitir que alguno de sus colaboradores desarrolle alguna de las tareas o funciones que le corresponden a él. En muchos casos se les considera meros «ayudantes», poco capaces de asumir tales acciones. Y si les consideran como tales, como tales se comportarán.

Al delegar no sólo liberamos tiempo para quien delega sino que
permitimos que se enriquezca el trabajo realizado 

Saber hacer diferente

El típico reparo que suele aparecer tiene que ver con la idea (equivocada) de que «nadie lo hará como yo«. Pero ésa es la clave, no lo van a hacer como nosotros, lo harán de forma diferente.
Cuando delegamos en otra persona, le encargamos una tarea que nosotros no podemos asumir, con la confianza de que la persona encargada aporte su saber hacer, su experiencia, conocimientos, creatividad, talento, etc. Y todos ésos son diferentes a los nuestros.
Abordará la función o tarea delegada de forma diferente a como lo haríamos nosotros, considerando posibilidades y soluciones válidas o formas de actuar con similares resultados, como mínimo, y que nosotros, casi seguro, no nos hubiéramos planteado.
De esta forma, al delegar no sólo liberamos tiempo para quien delega sino que permitimos que se enriquezca el trabajo realizado.

Motivación

Hemos hablado en este blog sobre la importancia de motivar a nuestro equipo. Una buena forma de motivar al personal puede ser dar mayor peso en las funciones de la empresa o asignar más responsabilidades, como vimos en La palanca de la motivación. La delegación es una buena vía para ello.

Ritmo

Otra ventaja de delegar tiene que ver con el ritmo o velocidad de acción en la empresa. Aquellos que no delegan someten al resto del equipo a diferentes ritmos, cambiantes en función de su ritmo vital. La empresa sufren retrasos ocasionados por la espera a que quien dirige se ocupe de esas tareas que no ha podido asumir, retrasando a todos los demás. Al delegar, el ritmo «se reparte» entre todo el equipo, con una mejor distribución de la carga de trabajo, sin depender excesivamente de una sola persona.

Control

Delegar no implica una necesaria pérdida total de control. Muy al contrario, si se delega bien, se libera tiempo para las tareas propias de dirección o tareas de tipo estratégico, confiando las tareas delegadas a alguien que las desarrollará con garantías y siempre con una supervisión o control por parte de quien delega.

Si no confiamos en nuestro equipo como para delegar
quizás deberíamos plantearnos qué equipo tenemos o qué director los dirige

Errores

Pero la persona delegada no es infalible, ninguno lo somos. Debemos ser conscientes de ello y tenerlo en cuenta cuando se equivoque. Es un error pensar que «nosotros no nos hubiéramos equivocado, si nos hubiéramos encargado directamente«. O peor aún, pensar que «para que las cosas salgan bien tiene que hacerlas uno mismo«. No olvidemos que todos cometemos errores. También podríamos haber cometido ése o incluso otros errores.
En su caso, el tratamiento de los errores debería ser el habitual, corrección del error y subsanación de consecuencias (si es posible), análisis de las causas, toma de medidas para evitar que se repita y aprendizaje de la experiencia y, por supuesto, nunca criminalizar. La comisión de un error no tiene por qué implicar la pérdida de confianza en la persona que lo comete.

La confianza, como decíamos al inicio, es muy importante en la delegación. Si no confiamos en nuestro equipo como para delegar funciones o tareas quizás deberíamos plantearnos qué equipo tenemos o qué director los dirige.
Confiemos también en nosotros mismos y en nuestra capacidad para saber tomar la decisión de delegar en los momentos necesarios y sobre las personas adecuadas. Por el bien de nuestra organización, y todos los que la integran, y el nuestro propio. Los resultados no se harán esperar.

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Saludos,
Sergio

Photo credit: ryantron via flickr cc