Charla «Decides o reaccionas, cómo tomar decisiones más eficazmente»

Hace unas semanas fui invitado a dar una charla en Nemesys 2.0, en Las Palmas de Gran Canaria. Es un espacio de coworking que está realizando una labor de creación de ecosistema emprendedor muy importante, no sólo por la celebración de este tipo de encuentros sino, además, con la participación en una gran cantidad de eventos relacionados con el emprendimiento, los emprendedores y las TICs, entre otros. El tema elegido fue la toma de decisiones, algo de lo que hemos estado hablado los últimos meses en este blog.
A continuación te traigo un resumen de lo ofrecido en dicha charla.

Toma de decisiones

Comenzamos preguntándonos,

¿Usas la cabeza, el pensamiento lógico, el cálculo de las posibilidades, con gran meditación y análisis de todos los factores?… O, por otro lado, ¿te dejas guiar por el corazón, basándote más en tu intuición, el «pálpito», incluso la pasión?…
O, mejor aún, ¿usas ambos a la vez?

Porque, ¿qué es la toma de decisiones? ¿qué supone para nosotros?
Aunque a muchas personas le aterre tomar de decisiones, no es más (ni menos) que un proceso por el que debemos escoger entre varias alternativas. Lo hacemos a diario, pero no todas las tomas de decisiones son iguales.
Podemos diferenciar distintos tipos de decisiones, en función de su alcance, su programabilidad, su estructura, etc. Aprender a diferenciarlas es importante, porque su tratamiento es diferente en cada caso.

Información

En cualquiera de los casos, para la toma de decisiones, sea del tipo que sea, es fundamental disponer de información. Sin la información, en cantidad suficiente y de la máxima calidad posible, el proceso de toma de decisiones resulta más complicado.
De hecho, la disponibilidad o no de información y/o conocimiento sobre el asunto a tratar determinará si nos encontramos en una situación de certeza (total información) o de incertidumbre (total ausencia de información).

Certeza/riesgo/incertidumbre

En situaciones de certeza, podemos calcular las probabilidades de que ocurran los cambios y los resultados son medibles, siendo las consecuencias de nuestras decisiones conocidas.
En este contexto, el proceso tiende a ser lógico, analítico, calculador.

Con incertidumbre ocurre lo contrario. Las probabilidades son subjetivas, los resultados no son medibles y las consecuencias son totalmente desconocidas para nosotros. Éste se presta a un planteamiento más creativo e intuitivo.

Afortunadamente, no todo es blanco o negro. Existe un amplio espacio entre la certeza y la incertidumbre totales. Este espacio es lo que llamamos riesgo. Una situación de riesgo supone parte de certeza, por lo que podemos calcular probabilidades de suceso, medir, etc. y otra (a menudo gran) parte de incertidumbre.

Enfoque: prospectiva

Para aproximarnos a este entorno de riesgo con gran incertidumbre, adoptamos el enfoque de la prospectiva, del que puedes leer más en este post. La prospectiva no pretende eliminar la incertidumbre, sino reducirla, tomando decisiones en busca del futuro deseado. Es la reflexión que prepara para la acción. Pero no pretende adivinar el futuro, no se puede.

La prospectiva pretende dar respuesta a preguntas como:

¿Qué está cambiando?
Buscando la confirmación de los hechos y datos, indentificando las tendencias imperantes.

¿Qué puede cambiar?
Trata de identificar los puntos de inflexión sobre las tendencias. Qué factores de cambio están influyendo.

¿Qué debe cambiar?
Aquí se hace alusión a la expresión de los deseos, qué futuros deseamos. Es una referencia clara a los valores, creencias y, también, preferencias de las personas.

¿Quién puede hacer que cambie?
Se identifican los actores clave que intervienen en el sistema y las relaciones de poder existentes entre ellos.

¿Qué implicarán los cambios?
Cómo afectarán los cambios a los actores clave, qué relaciones se producirán entre las variables del sistema.

Futuro

Debemos tener claro que el futuro no está escrito, está por hacer. Hay muchos futuros diferentes y debemos apostar por aquellos que sean deseables de entre los probables y posibles.

Si tomamos esta visión, nos daremos cuenta de que el mañana es resultado de las acciones que hacemos hoy. Pero aún más, hoy decido lo que hacer en función de lo que quiero que sea el mañana.

Actitud

Como en todo, al final es cuestión de actitud.
Podemos ser pasivos, no inmutarnos ante nada.
Podemos ser reactivos y reaccionar sólo cuando suceden los cambios.
También podemos ser preactivos, es decir, anticiparnos a los cambios.
Y aún mejor, podemos tener una actitud proactiva y provocar que los cambios sucedan.
La prospectiva contempla estas dos últimas actitudes, preactiva y proactiva.

Herramienta: análisis estructural

La realidad es compleja. Para poder analizarla y entenderla es muy útil adoptar una visión sistémica y global. Esto permite comprender y describir los problemas, enfocándolos como sistemas. Esos sistemas estarán compuestos por diferentes componentes o variables, que se relacionan e interactúan entre sí.
Para facilitarnos la tarea, utilizamos herramientas. En este caso, usamos un método cualitativo, que permite la reflexión colectiva, dando cabida a enfoques plurales y complementarios, el análisis estructural.

Esta herramienta permite identificar cuáles son las variables que componen el sistema, permitiendo, además, confeccionar una lista de estas variables ordenadas según su importancia en relación a las influencias que ejercen unas sobre otras. Es decir, destacar cuáles son aquéllas sobre las que debemos actuar, por su mayor influencia sobre las demás (mayor motricidad). Identificando también las que más influencias reciben (mayor dependencia).

El proceso se inicia con la identificación del sistema y las variables que lo componen. Luego se analizan las relaciones directas entre las variables.
Para estudiar las relaciones indirectas, utilizamos el método MICMAC, sacar a la luz interacciones indirectas que no pueden observarse con la clasificación directa.

Con los totales de motricidad y dependencia indirectos de cada variable podemos construir el plano o gráfico de motricidad-dependencia. Esta representación permite visualizar, tras aislar 4 cuadrantes, las variables en función de si son muy motrices, muy dependientes, variables de enlace o menos importantes. Además, podemos reconocer un grupo de variables llamadas «del pelotón«, con motricidad y dependencia medias.
Este gráfico facilita la visualización de subsistemas que interactúan entre ellos influyendo unos sobre otros.

La comparación de las clasificaciones y los gráficos directos e indirectos arroja información muy valiosa para entender el sistema y sus relaciones.

Una vez destacadas las variables y subsistemas con mayor motricidad, es decir, aquellos que si actuamos sobre ellos obtendremos mayores cambios en el sistema global, deberemos pasar a analizar los actores clave, como siguiente paso para tener un marco iluminador que nos facilite la toma de decisiones.

Para no complicar este post he resumido mucho la explicación sobre el Análisis Estructural y el MICMAC ofrecida en la charla. Tienes más información que puedes leer en varias entradas de este blog.

Conclusiones

Para terminar, jugamos con tres factores, «situación», «decisión» (incluida la acción) y «reflexión», muy interesantes que propuse ordenar según diferentes lógicas.

Habitualmente la secuencia sería:
situación -> decisión -> reflexión
Ante un problema que se nos viene encima, tomamos una decisión y actuamos para (en el mejor de los casos) finalmente reflexionar cómo hemos decidido y actuado.
Se trata más de una «reacción» que una toma de decisión reflexiva. Estaríamos reaccionando más que decidiendo.

Una mejor opción, aunque se da menos que la anterior:
situación -> reflexión -> decisión
Es decir, ante la situación que se nos plantea reflexionamos hasta encontrar una adecuada decisión y actuamos en consecuencia.

La última de las opciones planteadas sería la recomendada, la lógica más acertada desde el enfoque de la prospectiva, aunque la menos habitual. Sería la siguiente:
reflexión -> decisión -> situación
Tomamos un tiempo para la reflexión que nos permita tomar las mejores decisiones con el objetivo de alcanzar una situación. En definitiva, pensando en a dónde queremos llegar, decidimos hoy para lograrlo, pero tras la reflexión. Esta secuencia es circular, es decir, que tras la acción y el cambio en la situación volveríamos a la reflexión y vuelta a empezar.

Esto no es más que un método que propongo y que, como todos, será tan bueno como las personas que lo utilicen. Es una herramienta muy potente que puede hacerte cambiar lo que te propongas. Ahora la decisión es tuya.

Espero que te haya resultado interesante. Para profundizar o aprender más sobre este método, puedes leer los artículos antes recomendados de este blog y los próximos que se publicarán.
Y si quieres aprender cómo desarrollarlo en tu organización, tu proyecto emprendedor o a nivel profesional no dudes en consultarme. Muy pronto te avisaré cómo puedes asistir a los talleres que estamos preparando.

Saludos,
Sergio

Fotos cortesía de: @atarecos; @soyverokila; @NemeSys20; @ArdielZaya; ¡Gracias!